Politica de confidentialitate

Panorama Business Inn

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE

Informare cu privire la politica de prelucrarea datelor cu caracter personal

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95 / 46 / EC (Regulamentul general privind protecția datelor – „GDPR”), acest document furnizează informații cheie privind datele dvs. personale prelucrate de Panorama Business Inn (deținut de societatea EUROTURISM CONSULT SRL, având cod unic de identificare 22305367, înregistrată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Cluj sub nr. J12/3721/2007, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Tăietura Turcului nr. 58, jud. Cluj), denumit în continuare în prezentul document „PBI” sau „noi”.

Scopul prezentei informări este de a asigura și garanta faptul că datele personale ale clienților noștri, pe care le colectăm și le prelucrăm, se bucură de protecția oferită de lege și se află sub controlul persoanelor cărora le aparțin. În această nouă eră în care accentul este pus pe drepturile individului în privința colectării și prelucrării datelor sale personale, considerăm că este extrem de importantă oferirea unui cadru transparent și ușor de manevrat, legitim și echitabil, pentru ca clienții noștri să se simtă în siguranță în ceea ce privește colectarea și prelucrarea datelor lor personale de către noi.

PBI solicită datele dvs. personale cu scopul de a negocia, încheia și executa contracte, respectiv pentru îndeplinirea unor condiții de legalitate impuse activității noastre de legislația din țara noastră. Totodată, adunăm date cu caracter personal prin intermediul paginii noastre web, astfel cum vom detalia mai jos.

Date Personale înseamnă orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoana fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Datele cu caracter personal avute în vedere de PBI reprezintă orice informaţie referitoare la vizitatorii si oaspeții noștri, a căror date ne sunt furnizate de către aceștia  în vederea rezervării și cazării în cadrul pensiunii, în vederea rezervării spațiilor aferente organizării de evenimente (conferințe, traininguri, evenimente de familie, etc) date care sunt prezente pe documentele puse la dispoziție de oaspeți și vizitatori precum și datele oricărui utilizator al paginii noastre web.

În principal, datele pe care le prelucrează PBI sunt colectate și prelucrate în conformitate cu următoarele acte normative: Hotărârea nr. 237/2001 pentru aprobarea Normelor cu privire la accesul, evidenţa şi protecţia turiştilor în structuri de primire turistice, Codul fiscal, Legea contabilității nr. 82/1991 și legislația adiacentă.


1.       CE FEL DE DATE PRELUCRĂM?

 

A)     DATELE CLIENȚILOR NOȘTRI

 

În baza informațiilor dvs. predate cu ocazia efectuării unei rezervări (sau a informațiilor pentru sejururi fără rezervare), prelucrăm următoarele tipuri de date personale:

·         datele de identificare și de contact (numele complet, data nașterii, locul nașterii, cetățenia, adresa permanentă/domiciliul, numărul cărții de identitate sau al pașaportului și, dacă este cazul, adresa de e-mail și numărul de telefon);

·         Pentru persoanele juridice: denumirea, codul unic de înregistrare/codul fiscal, numărul de înregistrare (în cazul firmelor) – aceste date nu se circumscriu legislației privind protecția datelor cu caracter personal;

·         Informații cu privire la data sosirii, data plecării, următoarea destinație, precum și scopul șederii dvs.;

·         Informații privind modalitatea de plată pentru serviciile furnizate (pentru plățile efectuate în alt mod decât cu numerar procesăm numărul contului dvs. bancar sau detaliile cardului de plată);

·         Pentru oaspeții cetățeni străini: numărul documentului de călătorie, numărul vizei;

·         Pentru oaspeții care folosesc parcarea pensiunii: numărul plăcuței de înmatriculare;

 

B) Imagini video SURPRINSE DE CAMERE DE LUAT VEDERI DE SIGURANȚĂ

În unitatea noastră au fost amplasate camere de supraveghere cu scopul de a asigura siguranța oaspeților noștri și a bunurilor acestora, precum și a bunurilor proprietatea pensiunii, respectiv a întregului obiectiv.

La intrarea în unitate au fost puse abțibilde pentru informarea clienților noștri în privința faptului că obiectivul este supravegheat video.

Scopul camerelor de supraveghere nu este în niciun caz acela de a obține înregistrări video cu oaspeții noștri, ci acela de a asigura siguranța acestora și a bunurilor lor personale, precum și a bunurilor aparținând PBI.

C) DATELE PERSOANELOR CARE INTRĂ ÎN CONTACT CU NOI PRIN INTERMEDIUL PAGINII NOASTRE WEB

Persoanele care folosesc pagina noastră web (http://www.panoramabusinessinn.ro/) vor avea acces la politica noastră de cookie-uri (care poate fi accesată aici http://www.panoramabusinessinn.ro/politica-cookies/), respectiv adunăm date privind numele, adresa de e-mail și numărul de telefon, în cazul în care clienții noștri folosesc serviciile oferite pe site-ul nostru.

Adresa de e-mail poate fi folosită pentru a trimite persoanelor interesate oferte, mesaje de publicitate și alte materiale de marketing. Acestea se trimit doar acelor persoane și-au înscris adresele de e-mail în secțiunea „Oferte speciale și noutăți pe email”, au luat cunoștință de prezenta informare și au apăsat butonul „Abonare”.

 

D) Date personale ale minorilor

 

Confidențialitatea datelor personale obținute despre minorii cu vârsta sub 16 ani, presupune obținerea consimțământului sau autorizației părinților sau tutorelui responsabil pentru orice furnizare de date personale. Dacă trimiteți orice date personale despre alte persoane către noi sau către furnizorii noștri de servicii (de exemplu, dacă faceți o rezervare pentru o altă persoană), declarați că aveți autoritatea de a face acest lucru și că ne permiteți să folosim datele în conformitate cu această Informare.

 

2. CARE ESTE BAZA ȘI SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR PERSONALE?

În principal legea, contractul și acordul expres al persoanelor sunt modurile în are colectăm date cu caracter personal. Datele cu caracter personal sunt colectate și prelucrate în vederea simplificării comunicării cu clienții noștri și cu potențialii clienți, respectiv pentru executarea contractelor și pentru respectarea prevederilor legislației incidente domeniului nostru de activitate. Astfel, vă informăm cu privire la baza și scopul prelucrării datelor dvs. personale.

A)     Prelucrarea necesară respectării unor obligații legale

Este necesară furnizarea și prelucrarea tuturor datelor cu caracter personal menționate mai sus, cu excepția adresei de e-mail și a numărului de telefon, în vederea respectării obligațiilor legale care ne incumbă, în special obligațiile care decurg din reglementări contabile și fiscale, respectiv prevederile legale din domeniul turismului, menționate în preambulul prezentei informări.

B)      PRELUCRAREA NECESARĂ EXECUTĂRII CONTRACTULUI

Este necesară prelucrare datelor dvs. de identificare, informațiile privind șederea dvs. și serviciile furnizate și suma și modul de plată pentru a putea executa contractul cu privire la șederea dvs.; aceasta implică organizarea de comenzi și rezervări și încheierea și executarea de contracte privind serviciile de cazare și serviciile conexe pe care le oferim.

Prelucrăm aceste date în baza relației juridice stabilite între dvs. și PBI pentru furnizarea serviciilor noastre.

C)      Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele de mai sus?

 

Dacă nu ne furnizați datele menționate mai sus, nu vă putem furniza serviciile de cazare, deoarece prelucrarea datelor sus-menționate reprezintă obligații legale pentru desfășurarea activității PBI în deplină conformitate cu legislația din România (legislația privind contabilitatea, legislația specială în domeniul turismului privind fișa de anunțare a sosirii și plecării).

D)     PRELUCRAREA NECESARĂ PENTRU PROTEJAREA INTERESELOR NOASTRE LEGITIME

Oaspeții noștri sunt mulțumiți de serviciile pe care le oferim și în general sunt buni-platnici. Totuși, în cazul în care nu se efectuează plata serviciilor noastre de către clienți, ne vedem obligați să prelucrăm anumite date cu caracter personal în vedere rezervării dreptului nostru de a ne apăra în cazul oricărui litigiu care ar putea apărea. Așadar, pentru a preîntâmpina astfel de cazuri, trebuie să prelucrăm datele cu caracter personal în vederea apărării drepturilor noastre legitime, pentru a obține plata serviciilor de către cei care sunt rău-platnici și pentru a ne apăra în cazul unor pagube cauzate nouă.

E)      PRELUCRAREA DATELOR ÎN BAZA CONSIMȚĂMÂNTULUI CLIENTULUI/UTILIZATORULUI

Prelucrăm informațiile tehnice și cele date pe pagina noastră web în baza consimțământului dvs. și a permisiunilor date prin browserul pe care îl folosiți. În acest sens am pregătit o informare privind politica de cookie-uri aici: http://www.panoramabusinessinn.ro/politica-cookies/.

Informațiile solicitate la formularul de contact privind numele, prenumele, adresa de e-mail și numărul de telefon sunt prelucrate strict în vederea acordării unui răspuns la eventualele solicitări ale vizitatorilor paginii noastre web. Urmare a rezolvării acestor solicitări, datele sunt șterse într-un termen de maxim 1 lună.

Abonarea la newsletterul nostru înseamnă predarea de bună-voie a unei adrese de e-mail la care utilizatorii acceptă să trimitem în mod direct oferte speciale și informații privind serviciile pe care le oferim, adică utilizatorii acceptă să folosim adresa de e-mail pentru scopuri de marketing. În vederea dezabonării de la newsletterul nostru, puteți trimite un e-mail la adresa office@panoramahotel.ro. Solicitările de dezabonare vor fi rezolvate în maxim 20 zile lucrătoare.

Prin utilizarea opțiunii de rezervare de pe site-ul nostru, utilizatorii și potențialii clienți se pregătesc să intre în relații contractuale cu noi. În acest sens, noi vă solicităm numele, adresa de e-mail și numărul de telefon pentru a putea onora eventualele comenzi, pentru a vă putea contacta în vederea stabilirii unor detalii esențiale în această fază pre-contractuală. Informațiile astfel solicitate vor fi prelucrate strict în vederea încheierii și executării contractului privind serviciile pe care le oferim.

F)      PRELUCRAREA DATELOR DVS. ÎN MOD AUTOMAT

PBI nu își desfășoară activitatea prin utilizarea de tehnologii de decizii automatizate și nu prelucrează automatizat date cu caracter personal, în moduri care ar putea produce efecte juridice cu privire la dvs.

G)     REFUZUL FURNIZĂRII UNOR DATE

Puteți alege oricând ce date personale doriți să ne furnizați. Cu toate acestea, dacă alegeți să nu furnizați anumite date personale, în cazul în care temeiul solicitării noastre este respectarea unei obligații legale, obligații contractuale sau obligații necesare pentru încheierea și executarea unui contract există posibilitatea să fim în imposibilitatea de a vă oferi anumite servicii, de exemplu:

      dacă nu doriți să ne dați nume, prenume, adresă de email sau număr de telefon, în cazul în care doriți sa faceți o rezervare, nu vom putea să efectuăm rezervarea sau

       având în vedere faptul că în fișa de anunțare a sosirii și plecării pe care o veți completa în momentul în care vă cazați la hotelul nostru va trebui sa introduceți anumite date personale prevăzute în mod obligatoriu de lege, iar în cazul în care nu veți dori să completați acele câmpuri obligatorii, nu vom putea sa vă cazăm în pensiune.

 

3. SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Obținem toate datele de mai sus în mod direct de la dvs. ca parte a negocierii și încheierii contractului, respectiv ca urmare a furnizării serviciilor de cazare.

În cazul în care o altă persoană a rezervat serviciile noastre în numele dvs. (cum ar fi angajatorul sau altă persoană interpusă), obținem de la acea persoană datele dvs. de identificare de bază și de contact (inclusiv numele dvs. complet și numărul de telefon sau adresa de e-mail).

În cazul în care rezervarea este efectuată prin site-ul nostru (http://www.panoramabusinessinn.ro/), acestea sunt primite în mod direct din partea dvs. sau a unei persoane interpuse care acționează în numele dvs.

În cazul în care rezervarea este efectuată printr-un site de rezervări, datele dvs. de identificare de bază și datele de contact (inclusiv numele dvs. complet și numărul de telefon sau adresa de e-mail) ne sunt transmise de site-ul de rezervare, care va avea propria politică de prelucrare a datelor cu caracter personal.

 

4. DURATA PRELUCRĂRII DATELOR ȘI TRANSMITEREA ACESTOR DATE CĂTRE TERȚI

Datele personale colectate în urma livrării serviciilor noastre sunt ținute pe durata obligatorie în vederea ținerii în mod legal a contabilității, în conformitate cu legislația din România, adică pentru o durată de 10 ani de la data colectării acestora  (Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 2634/2015). Acestea sunt datele colectate ca urmare a completării formularului de anunțare a sosirii și plecării, care se atașează la facturile și celelalte acte de contabilitate. Aceste date, în mod evident, vor fi transmise colaboratorilor noștri externi în domeniul contabilității, care au propriile politici de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Totodată, aceste date se transmit și autorităților competente conform prevederilor legale sus-menționate.

Datele colectate în acest mod sunt păstrate strict pentru a ne desfășura activitatea în deplină conformitate cu legislația din România.

Datele cu caracter personal colectate și prelucrate prin site-ul nostru vor fi păstrate pe serverul furnizorului nostru până la data la care proprietarul datelor va solicita ștergerea acestora. Datele astfel colectate nu vor fi transmise niciunei alte persoane.

La cerere vă putem dezvălui societățile furnizoare de servicii cu care ne aflăm în relații contractuale și care prelucrează datele dvs. personale ca urmare a colectării desfășurate de noi.

Imaginile surprinse de camerele de supraveghere sunt păstrate pentru o perioadă de 30 de zile de la data înregistrării lor. Acestea sunt păstrate într-un sistem de circuit închis (CCTV), având acces la ele doar administratorul societății noastre. Imaginile astfel surprinse vor fi predate organelor de cercetare penală (poliție) în cazurile în care acestea ar putea conține probe privind săvârșirea unor fapte penale, respectiv persoanelor care pot demonstra un interes legitim.

Nicio categorie de date colectate și prelucrate în conformitate cu cele de mai sus nu vor fi folosite în sensul prelucrării lor pentru scopuri de marketing direct sau indirect, în afară de adresa de e-mail acordată cu ocazia abonării la oferte speciale.

Prelucrăm și păstrăm datele adunate prin politica de cookie pentru durata prevăzută în informarea despre politica de cookie.

Odată ce durata prelucrării și păstrării datelor a expirat, conform celor de mai sus, aceste date sunt distruse și eliminate atât în ceea ce privește formatul pe hârtie, cât și cel electronic.

 

5. CUM GARANTĂM PRELUCRAREA CONFIDENȚIALĂ A DATELOR?

Toate persoanele din cadrul PBI care intră în contact cu date personale sunt obligate să păstreze confidențialitatea asupra datelor personale prelucrate și asupra măsurilor de securitate utilizate pentru protecția acestora. Această obligație va continua să persiste și în cazul în care legătura contractuală cu aceștia este întreruptă.

 

6. DREPTURILE DVS. ÎN LEGĂTURĂ CU DATELE DVS.

În conformitate cu legislația în vigoare privitoare la protecția datelor cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

          dreptul de a fi informat cu privire la modul în care colectăm și prelucrăm datele dvs.

          dreptul de a accesa datele personale pe care le prelucrăm, inclusiv dreptul de a obține următoarele informații de la PBI:

        confirmarea faptului că PBI prelucrează datele dvs. personale;

        accesul la aceste date cu caracter personal;

        informații privind scopurile prelucrării;

        categoriile de date cu caracter personal prelucrate;

        informații despre beneficiarii sau potențialii destinatari cărora le vor fi dezvăluite datele personale;

        perioada planificată de păstrare și criteriile de stabilire a acestei perioade;

        dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau limitarea prelucrării datelor cu caracter personal și dreptul de a vă opune acestei prelucrări;

        dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere;

        în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată (de la dvs.), toate informațiile disponibile cu privire la sursa acestora;

        dacă datele se prelucrează în vreun sistem automatizat de luare a deciziilor, inclusiv profilare;

        garanțiile corespunzătoare în cazul transferului de date cu caracter personal în afara UE;

        o copie a datelor cu caracter personal, în cazul în care acestea nu afectează în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane.

          dreptul de a vă corecta datele personale dacă acestea sunt incorecte, inexacte sau incomplete; PBI va corecta datele dvs. în limitele capacităților sale tehnice și fără întârzieri nejustificate;

          dreptul de a solicita ștergerea datelor dvs. personale acolo unde este prevăzut de GDPR – de ex. dacă ați refuzat consimțământul sau v-ați opus prelucrării, dacă datele personale sunt prelucrate în mod ilegal sau atunci când datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost adunate și prelucrate. În acest caz, puteți solicita ștergerea datelor dvs. personale. Cu toate acestea, această opțiune nu se aplică în cazul în care colectarea și prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale și în alte cazuri prevăzute de GDPR;

          dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. personale acolo unde este prevăzută de GDPR – de ex. în cazul în care contestați acuratețea datelor cu caracter personal, obiectați la prelucrare etc.

          dreptul la portabilitatea datelor, adică dreptul de a recupera informațiile cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-o formă structurată, utilizată curent, lizibilă automat, cu posibilitatea ca datele respective să fie transferate unui alt operator (se aplică doar datelor colectate informatic)

          dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. personale, atunci când această prelucrare nu este făcută în mod legal sau pentru îndeplinirea unui interes legitim;

          dreptul de a retrage în orice moment consimțământul la prelucrarea datelor cu caracter personal, prin trimiterea unei notificări exprese prin poștă la adresa noastră (adresa: Cluj-Napoca, str. Tăietura Turcului nr. 58, jud. Cluj), prin e-mail (la adresa de e-mail office@panoramahotel.ro) sau prin completarea formularului nostru de contact la adresa http://www.panoramabusinessinn.ro/contact-info/ Totodată, puteți retrage consimțământul modificând setările browserului. Retragerea consimțământului va intra în vigoare odată ce Site-ul PBI primește comanda în acest sens. În conformitate cu GDPR, retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului dat înainte de retragerea acestuia;

          dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dvs. sau vă afectează în mod semnificativ, cu excepția menționate în GDPR; (ținem să menționăm din nou că PBI nu întreprinde în astfel de moduri de prelucrare a datelor cu caracter personal)

          în cazurile în care considerați că modul în care am colectat și prelucrat datele dvs. personale contravine legislației în vigoare și GDPR, aveți dreptul de a vă adresa autorității de supraveghere:  Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – https://www.dataprotection.ro/

 

7. DATE DE CONTACT

Pentru orice întrebări sau sesizări cu privire la cele de mai sus vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail office@panoramahotel.ro, pe site-ul nostru prin formularul de contacthttp://www.panoramabusinessinn.ro/contact-info/, precum și prin poștă la adresa Cluj-Napoca, str. Tăietura Turcului nr. 58, jud. Cluj. Solicitările vor primi răspuns în cel mult 30 de zile de la data primirii acestora.